Quando si parla di sistemi di prenotazione si pensa molto spesso ai sistemi di booking turistico, anche se in realtà la prenotazione è un aspetto che riguarda tutte le aziende che offrono uno o più servizi online e non.

All’interno del mondo dei sistemi di booking esiste la categoria dei sistemi ibridi, se così possiamo dire, ossia di quei software che possono essere utilizzati in vari settori, grazie anche alla varietà di add-on che li espandono.

In questo articolo vi parlerò di Bookly, un sistema di booking personalizzabile integrato come plugin per i siti WordPress e composto da un servizio limitato ma gratuito e da un numero impressionante di plugin aggiuntivi.

Che cos’è Bookly

Bookly è un sistema di prenotazione generico e configurabile, e fino a questo punto la definizione è semplice, ma adesso si complicherà un po. Nonostante sia utilizzabile anche per il settore turismo, vedremo dopo come, non ha la possibilità di integrare nel proprio calendario i sistemi OTA e non si configura quindi come un channel manager.

Nonostante questo, grazie ad alcuni particolari add-on è possibile far dialogare Bookly con altri siti WordPress in cui è installato il plugin, in modo da sincronizzare i vari calendari.

Da questo punto di vista dunque l’applicazione di Bookly risulta versatile e compatibile con diversi mondi commerciali, anche se sicuramente chi ne beneficia maggiormente saranno gli erogatori di servizi medici (piccole cliniche, odontoiatri, ect) e non.

Il plugin si presenta sia in versione gratuita, con delle limitazioni al numero di servizi inseribili, e nella versione PRO (89 dollari), che a sua volta mette a disposizione diversi servizi secondari, nella maggior parte dei casi utili solo a determinate aziende.

Come si installa?

Essendo un normale plugin, Bookly non ha particolari metodi di installazione, è quello classico, ma da quel momento sarà necessario configurare i servizi nel back-end, connettere il pannello alle pagine del front-end, connettere i metodi di pagamento.

Back end

Il back-end di Bookly è ben complesso e richiede qualche ora di attenzione per poterlo padroneggiare. Di norma la maggior parte dei servizi sono utilizzabili anche nella versione gratuita, anche se varia il numero di opzioni configurabili.

Una volta installato, nel menu laterale sinistro presente all’interno di WordPress sarà possibile visualizzare una voce di menu contenente le altre 13:

• Dashboard: si tratta di un pannello riassuntivo in cui vengono visualizzati gli appuntamenti e le revenue guadagnate tramite questo sistema. Poco sotto la dashboard principale è presente un piccolo Analytics in grado di fare ordine tra il tipo di servizi venduti e i clienti che li hanno selezionati.
• Calendario: una volta che il cliente ha selezionato il proprio servizio quest’ultimo verrà ricreato all’interno del calendario, dove sarà possibile visualizzare i dati dell’utente e del pagamento, ma sopratutto spostare, cancellare e modificare l’ordine.
• Appuntamenti: simile al calendario per funzionalità, da un punto di vista grafico si concentra sulla possibilità di creare appuntamenti completi, ossia all’interno dei quali sarà possibile assegnare uno degli account dei clienti senza che questi completino la procedura dal front-end.
• Membri dello staff: il nome potrebbe trarre in inganno, perché oltre ai membri dello staff è possibile creare una sorta di account amministratore invisibile ai clienti, ma sopratutto decidere il numero di calendari da creare. Si, perché ad ogni membro corrisponde un calendario, e di conseguenza la possibilità di gestire o meno servizi in contemporanea. Per fare un esempio, se si volessero creare due versioni differenti di una stessa stanza si dovrebbe configurare un unico membro dello staff avente come nome la stanza (come se il lavoratore fosse la stanza stessa), e unire le diverse offerte allo stesso operatore, così da non permettere che servizi differenti siano selezionabili per uno stesso periodo di tempo. Nella versione gratuita è permesso un solo membro dello staff.
• Servizi: all’interno si configurano le categorie dei servizi e i servizi stessi. Ogni servizio deve essere collegato ad un membro dello staff e deve essere configurato. Il pannello è davvero completo, ed ha come unico svantaggio l’impossibilità di creare servizi che durino più di una settimana (esistono add-on che risolvono il problema, ma a pagamento). Nella versione gratuita è permesso creare solo un numero limitato di servizi.
• Clienti: si tratta dei dati registrati durante la prenotazione di un servizio.
• Notifiche e-mail: si tratta di un pannello in cui è possibile attivare, disattivare e modificare l’invio di email che si attivano quando accadono determinati eventi (un pagamento, una registrazione).
• Avvisi via SMS: come sopra, con la differenza che gli SMS si pagano, sono un servizio presente nel pacchetto PRO il cui costo varia a seconda del paese da raggiungere.
• Pagamenti: registra un’eventuale connessione tra il metodo di pagamento e l’account con cui è stato completata l’operazione. Da questo punto di vista è presente Paypal ma mancano ancora i nuovi metodi di pagamento come Google Pay.
• Aspetto: si tratta di una riproduzione del tool che sarà visibile nel frontend. Con la versione PRO sarà possibile cambiarne il colore, ma in ogni caso è possibile rinominare i pannelli che compongono l’esperienza di acquisto del cliente e le voci all’interno. In questo modo è facile trasformare un pannello dedicato ad un servizio generico in uno più specifico.
• Messaggi e Addons: si tratta di due pannelli statici, che servono solo per velocizzare i processi di acquisto di eventuali addons e ricevere informazioni commerciali su Bookly.
• Impostazioni: si tratta di un pannello davvero complesso per cui preferisco spendere qualche parola in più, anche se in ogni caso la reale ottimizzazione del servizio richiede la versione Pro.

Un esempio di pannello di controllo

Impostazioni

Si tratta di un grande pannello, diviso a sua volta in altre 12 voci. Alcuni dei pannelli riguardano le impostazioni generali dei servizi, ossia qual’è la fascia oraria “standard” dei servizi, anche se poi ogni singolo servizio può modificare manualmente questa impostazione.

Sicuramente più importante è il setup del calendario, e più in generale l’utilizzo di shortcodes che servono a riportare dati registrati dal sistema (mail, metodo di pagamento, data di registrazione) nei pannelli che desideriamo, o addirittura nelle e-mail.

Ma le impostazioni più utili riguardano l’implementazione di WooCommerce e di Google Calendar.

Nel primo caso si tratta di utilizzare e implementare i prodotti creati con WooCommerce all’interno di Bookly.

La seconda implementazione permette di riportare gli appuntamenti conseguiti anche su Google Calendar. E’ necessaria un’implementazione con i servizi di Google, ma è comunque un setup gratuito, forse solo un po ostico per chi non è abituato a lavorare con le impostazioni di Google.

Salto i molti pannelli dedicati agli orari lavorativi e alle vacanze, dopotutto sono molto intuitivi, per soffermarmi sui metodi di pagamento.

Di base è presente la possibilità di far pagare in loco il cliente; nel caso in cui si volesse implementare un metodo di pagamento online il plugin è già facilmente configurabile per Paypal.

Il sistema utilizzato è un po obsoleto (Paypal crea sempre nuovi metodi di pagamento e pannelli) ma è funzionale, e richiede che vengano aggiunti i dati di connessione con Paypal presenti all’interno di un account Business (è gratuito).

Frontend

Il pannello fornito da Bookly è molto semplice da installare, basta inserire uno shortcode, e anche le modifiche sono semplici da applicare.

Bookly è compatibile con Gutenberg e una volta inserito un blocco si apriranno diverse opzioni nel menu di destra per deselezionare alcune voci o nascondere pannelli. Una volta presa la mano con questo metodo sarà possibile creare la propria personalizzazione direttamente da shortcode.

L’unico vero svantaggio di questo sistema è che mal si sposa con i metodi di pagamento che permettono più di un acquisto per sessione, o che permettono di selezionare lo stesso servizio in orari o giorni discontinui.

Alcune di queste pecche vengono risolte da alcuni addon specifici, ma molto spesso il gioco non vale la candela.

In linea di massima mi sento di consigliare il plugin a chiunque abbia una piccola struttura oppure offra servizi acquistabili e richiesti singolarmente; in caso contrario esistono soluzioni più specifiche che meglio si integrano con il proprio business.

Per tutti coloro che non hanno di questo problema, vi consiglio di cercare su Youtube i video introduttivi e fare qualche prova, Bookly vi impressionerà favorevolmente.